Die Rolle von Sekretariat und Assistenz im Wandel: Anspruch, Realität und die Frage der fairen Bezahlung
Ein Blick auf die Realität:
Stellenausschreibungen, die an der Praxis vorbeigehen
Viele Stellenausschreibungen für Sekretariat und Assistenz wirken heute wie Wunschlisten aus mehreren Berufsbildern gleichzeitig.
Gefordert werden Projektmanagement, Kommunikationssteuerung, digitale Kompetenz, Prozessoptimierung, Eventorganisation – und zunehmend KI‑Know‑how.
Die Bezahlung orientiert sich jedoch häufig an einem Rollenverständnis, das aus einer anderen Zeit stammt.
Die Diskrepanz zwischen Anforderung und Eingruppierung ist deutlich sichtbar und betrifft beide Rollen: Sekretariat und Assistenz.
Historische Prägung:
Warum diese Ungleichheit entstanden ist
Die klassische Sekretariatsrolle war über Jahrzehnte das organisatorische Zentrum eines Unternehmens.
Strukturiert, loyal, belastbar – aber selten strategisch eingeordnet.
Mit der Digitalisierung hat sich die Rolle weiterentwickelt:
- mehr Verantwortung
- mehr Koordination
- mehr Schnittstellen
- mehr digitale Tools
- mehr Kommunikationsaufgaben
- mehr strategische Tätigkeiten
Doch die Titel und Gehaltsstrukturen wurden vielerorts nicht angepasst.
Das Ergebnis: Sekretariate leisten heute oft Assistenzarbeit – ohne die entsprechende Anerkennung oder Vergütung.
Analyse der heutigen Stellenausschreibungen: Anspruch auf hohem Niveau
Ein Blick auf aktuelle Ausschreibungen zeigt ein klares Muster:
Gefordert werden u. a.:
- Projekt‑ und Prozessmanagement
- Office‑ und Kommunikationsmanagement
- Erstellung von Präsentationen und Reports
- Budgetüberwachung
- Social‑Media‑Unterstützung
- Event‑ und Reisemanagement
- Schnittstellenarbeit zu Führung, Teams und Kund*innen
- souveräner Umgang mit digitalen Tools
- KI‑Kompetenz (z. B. Copilot, Automatisierungen, Chatbots)
Gleichzeitig:
Die Eingruppierung erfolgt oft nach administrativen Standards, die weder Verantwortung noch Komplexität widerspiegeln.
Diese Diskrepanz ist kein Einzelfall – sie ist strukturell.
Sekretariat vs. Assistenz:
Gleiche Aufgaben, unterschiedliche Anerkennung
In vielen Unternehmen unterscheiden sich die Tätigkeiten von Sekretariat und Assistenz kaum noch.
Beide Rollen koordinieren, organisieren, priorisieren und halten Abläufe stabil.
Der Unterschied liegt weniger in der Arbeit selbst, sondern in:
- der strategischen Einbindung,
- der Entscheidungskompetenz,
- der offiziellen Rollenbeschreibung,
- und der Bezahlung.
Viele Sekretariate erfüllen längst Aufgaben, die in modernen Assistenzrollen selbstverständlich sind – nur ohne den entsprechenden Titel oder die entsprechende Wertschätzung.
KI als Beschleuniger:
Warum die Lücke jetzt noch sichtbarer wird
Mit dem Einsatz von KI verändert sich die Assistenzarbeit erneut – und zwar grundlegend.
Wer KI kompetent nutzt, arbeitet nicht nur schneller, sondern strategischer:
- datenbasiert
- analytisch
- vorausschauend
- entscheidungsorientiert
Diese Fähigkeiten sind weit entfernt von klassischen administrativen Tätigkeiten.
Sie gehören zu modernen Schlüsselrollen in einer digitalen Organisation.
Damit wird die Ungleichheit zwischen Anspruch und Bezahlung noch deutlicher sichtbar.
Was Unternehmen jetzt tun müssen
Um die Rolle der Assistenz zukunftsfähig zu gestalten, braucht es klare Schritte:
- realistische Stellenausschreibungen, die tatsächliche Aufgaben widerspiegeln
- faire Eingruppierungen, die Verantwortung und digitale Kompetenz berücksichtigen
- klare Rollendefinitionen, die Sekretariat und Assistenz nicht künstlich trennen
- Weiterentwicklungspfade, die KI‑Kompetenz sichtbar machen
- Anerkennung, dass Assistenzarbeit strategische Arbeit ist
Nur so entsteht ein Rollenbild, das der Realität gerecht wird – und das Menschen motiviert, diese wichtige Funktion weiterhin auszufüllen.
Schlussgedanke
Die moderne Assistenz ist weit mehr als eine unterstützende Rolle.
Sie ist Prozessgestalter:in, Kommunikationsprofi, digitale Navigatior:in und strategische Partner:in.
Es ist Zeit, dass Stellenausschreibungen, Titel und Gehaltsstrukturen diese Realität abbilden.
Denn wer heute Assistenzen sucht, sucht Menschen, die Verantwortung tragen, Entscheidungen vorbereiten und Unternehmen sicher durch eine digitale Zukunft führen.
Dieser Beitrag wurde in inhaltlicher Zusammenarbeit mit Microsoft Copilot erstellt – als Zeichen für bewusste, verantwortungsvolle und kompetente Nutzung von KI‑Technologie.